1.1. Achtergrond en doel van de GBA-audit Een gezamenlijke werkgroep van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB), de VNG en het toenmalige GBA projectbureau onderkende reeds kort na de invoering van de GBA de noodzaak voor onderzoek naar de mogelijkheden van een verplichte periodieke audit. Daarnaast heeft de Algemene Rekenkamer in oktober 1996 het rapport ‘Gemeentelijke Basis Admin...
BWBR0010606
1.2. Definities In deze circulaire wordt verstaan onder: • – audit-instelling: het bedrijf dat door de Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid is aangewezen om de audit als bedoeld in de hoofdstukken 2 en 3 van deze circulaire uit te voeren; • – auditor: de medewerker van de audit-instelling die het inhoudelijke deel van de audit namens de audit-instelling zal ...
BWBR0010606
1.3. De inplanning van gemeenten in de auditperiode De audit heeft een periodiciteit van drie jaar. Dat betekent dat iedere gemeente eens in de drie jaar een audit zal moeten laten uitvoeren. Om diverse redenen is het van belang dat zowel het aantal audits als de verhouding tussen grote, middelgrote en kleine gemeenten jaarlijks ongeveer gelijk zijn. Een reden is de verdeling van de werklast vo...
BWBR0010606
1.4. De onderdelen van de GBA-audit De GBA-audit bestaat uit twee onderdelen:
– een inhoudelijk deel, bestaande uit een controle van een aantal persoonslijsten en – een procesmatig deel, bestaande uit een globaal onderzoek naar bepaalde processen rond de basisadministratie op basis van een door de auditee voorafgaand aan de uitvoering van het procesmatige deel van de audit ingevulde vragenl...
BWBR0010606
1.5. De audit-instellingen De GBA-audit zal worden uitgevoerd door instellingen die door de Minister voor Grote Steden- en Integratiebeleid daartoe zijn aangewezen. De kandidaat-instellingen zijn voorafgaand aan de aanwijzing getoetst door de Raad voor Accreditatie. Na aanwijzing vindt jaarlijks een toetsing op onderdelen plaats.
De Raad voor Accreditatie is een onafhankelijke stichting die ten...
BWBR0010606
1.6. De kosten van de GBA-audit Het gemeentebestuur is, als houder van de gemeentelijke basisadministratie, verantwoordelijk voor de basisadministratie, en zal dan ook de opdracht verstrekken aan de als zodanig aangewezen audit-instelling van zijn keuze. De audit-instelling ontvangt de betaling voor de uitvoering van de audit van het gemeentebestuur. Nadat een afschrift van de managementsamenva...
BWBR0010606
1.7. Aanvullende vragenlijst over privacy-aspecten rond de basisadministratie (optioneel) De GBA-audit heeft een verplicht karakter. Daarnaast hebben gemeenten de mogelijkheid om door middel van de invulling van een vragenlijst de kwaliteit van de getroffen maatregelen en voorzieningen in het kader van de privacy-bescherming te laten toetsen door de Registratiekamer. Deze vragenlijst maakt geen...
BWBR0010606
2.1. Niet-selecte steekproef De audit-instelling waarnaar is verwezen in onderdeel 1.2. voert het inhoudelijke deel van de audit uit overeenkomstig de volgende eisen:
2.1.1. Er wordt een niet-selecte steekproef getrokken uit de basisadministratie van de auditee.
2.1.2. De steekproef wordt getrokken uit de verzameling van actuele persoonslijsten en de persoonslijsten die vanwege de emigratie...
BWBR0010606
2.2. Selecte steekproef 2.2.1. Naast de niet-select getrokken persoonslijsten, wordt ook een aantal select getrokken persoonslijsten gecontroleerd.
2.2.2. Het aantal select getrokken persoonslijsten is afhankelijk van het aantal inwoners in de gemeenten volgens de laatst door het Centraal Bureau voor Statistiek gepubliceerde cijfers: • – tot 20.000 inwoners, 5 persoonslijsten; • ...
BWBR0010606
2.3. Vormvereiste 2.3.1. De controles geschieden in beginsel aan de hand van afgedrukte persoonslijsten.
2.3.2. Ook indien de controles geheel of gedeeltelijk geschieden door middel van computers of geautomatiseerde uitrusting, worden de persoonslijsten afgedrukt.
BWBR0010606