Artikel 4. Minimum eisen AO/IC
4.1 Administratieve organisatie
De zorgaanbieder draagt zorg voor een beschrijving van de administratieve organisatie, gebaseerd op de volgende elementen:
Voor een betrouwbare DBC-registratie is vereist dat de essentiële verrichtingen die zich voordoen bij de dbc’s juist en volledig worden vastgelegd. De administratieve organisatie wordt zo opgezet dat een zogenaamde audit-trail mogelijk is.4.2 Interne controle
Naast het opzetten, het in stand houden, en het doorlopend goed laten werken van de administratieve organisatie zorgt de zorgaanbieder middels de interne controle ervoor dat de risico’s die samenhangen met het bedrijfsproces beheerst kunnen worden. Binnen de interne controle wordt onderscheid gemaakt tussen de controle die plaats vindt binnen het primaire proces en de controle door de interne controle functie.4.2.1 Controles in het primaire proces
Tijdens en na de DBC-registratie dient een aantal controles te worden uitgevoerd dat het registratieproces van de DBC op systematiek controleert. Deze controles kunnen in de DBC-validatiemodule ingebouwd worden opdat deze geautomatiseerd uitgevoerd worden. Daar waar de registratie op papier gebeurt, zullen de controles handmatig uitgevoerd moeten worden. Het betreft de hiernavolgende controles:4.2.2 Controles door de interne controle functie
Het beleggen van een interne controlefunctie dient te zorgen voor een goede monitoring en periodieke optimalisatie van de DBC-registratie. De controle richt zich zowel op het signaleren van verschillen tussen de DBC typering en de uitgevoerde verrichtingen, als op de procedurele afspraken rondom de DBC-registratie.
Voor de controle op juiste typering is het uitgangspunt om te werken met goed opgeleide codeurs. Hierbij kan de omvang van de steekproef worden bepaald op basis van de controletolerantie uit het Protocol Rechtmatigheidsonderzoek 2004 (CVZ).
De controles door de interne controle functie omvatten het volgende4.2.3 Zelfstandig gevestigde psychiaters en psychotherapeuten
Zelfstandig gevestigde psychiaters en psychotherapeuten kunnen niet aan de eisen van artikel 4.2, lid 2, voldoen vanwege onder andere het ontbreken van functiescheiding zoals daarvan sprake is bij zorginstellingen. Dit neemt echter niet weg dat de bedoeling van deze regeling, het voeren van een juiste en volledige DBC- registratie en declaratie, onverkort van toepassing is op zelfstandig gevestigde psychiaters en psychotherapeuten. Zelfstandig gevestigde psychiaters en psychotherapeuten dienen daartoe een actuele beschrijving beschikbaar te hebben op welke wijze de DBC-registratie wordt gevoerd, declaratie plaatsvindt en op welke wijze invulling wordt gegeven aan de controle daarvan. Deze beschrijving dient op verzoek ter beschikking te worden gesteld aan verzekeraars en/of NZa. In het kader van de handhaving kan de NZa een nader onderzoek instellen.