7. Privacyscan
Hulpmiddel bij het doen van een melding en een goede naleving van de
Wbp is de zogenaamde privacyscan. De privacyscan is het centrale basisdocument voor de beschrijving van verwerkingen. Het invullen van de privacyscan is niet verplicht; de privacyscan behoeft ook geen deel uit te maken van een melding aan het Cbp. Het gebruik maken van de privacyscan is echter wel aan te raden gelet op de verschillende in deze paragraaf genoemde functies die een ingevulde privacyscan kan vervullen.
In de privacyscan staan de gegevens aan de hand waarvan de naleving van de materiële normen van de
Wbp kan worden beoordeeld en gewaarborgd. Een ingevulde scan geeft antwoord op vragen als: wat zijn de doelen waarvoor de gegevens worden verwerkt, wat zijn de gronden voor gegevensverwerking, over welke personen worden gegevens verwerkt, welke gegevens zijn dat, welke bijzondere gegevens worden verwerkt en welke verstrekkingen vinden plaats.
De privacyscan maakt het verder ook mogelijk inzicht te krijgen in de beveiligingsaspecten die het verwerken van persoongegevens betreffen en de controlemogelijkheden op juistheid en nauwkeurigheid van de verwerkingen. In dat licht is het een handig instrument bij het toezicht op de naleving van de voor het Openbaar Ministerie uit de
Wbp voortvloeiende verplichtingen.
Bij het invullen van de privacyscan ten behoeve van de beschrijving van verwerkingen van strafvorderlijke gegevens dient ook acht te worden geslagen op de verplichtingen die de
Wjsg aan die verwerkingen stelt en die in
paragraaf 3b zijn genoemd.
De door het ministerie van justitie ontwikkelde privacyscan is te vinden op Justitieweb, onder de link
Wbp en privacy, als onderdeel van het Handboek WBP-justitie.