Rechtenmedia.nl - Juridische Online Uitgeverij  Rechtennieuws.nl | Jure.nl | Maxius.nl | Parlis.nl | Rechtenforum.nl | JBmatch.nl | MijnWetten.nl | AdvocatenZoeken.nl | Rechtentotaal.nl
Legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen
Bwb-id:
Officiele titel:
Citeertitel:
Soort regeling:
Wetsfamilies:
Eerst verantwoordelijk ministerie:

Geldigheidsdatum:
Ingangsdatum:
Inhoudsopgave
A. Aanwijzing probleemlanden
B. Legalisatie
1. Hoofdregel
2. Uitzonderingen op de hoofdregel
A-status
Voorwaardelijke vergunning tot verblijf
In procedure
Omstandigheden waarin het bezwaar van de vreemdeling niet gehonoreerd hoeft te worden
3. In beginsel geen tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
4. Controle van de legalisaties
5. Waarde van de legalisaties
C. Verificatie
1. Procedure
2. Uitzondering
D. Hoe te handelen als legalisatie en / of verificatie onvoldoende zekerheid verschaffen?
E. Hoe te handelen als de betrokkene met betrekking tot een afstammingsrelatie geen stukken kan overleggen en er geen gegevens over die relatie zijn opgenomen in een Nederlandse overheidsadministratie?
F. Inlichtingen
Vacatures

Meer vacatures | Plaats vacature

Juridisch advies nodig?
Heeft u een juridisch probleem of een zaak die u wilt voorleggen aan een gespecialiseerde jurist of advocaat ?
Neemt u dan gerust contact met ons op en laat uw zaak vrijblijvend beoordelen.

Stel uw vraag
Geschiedenis

Geschiedenis-overzicht
Let op. Deze wet is vervallen op 15 mei 2006. U leest nu de tekst die gold op 14 mei 2006.

Legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen

Legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen Circulaire aan de ambtenaren van de burgerlijke stand en de ambtenaren van de gemeentelijke basisadministratie
Mede namens de Ministers van Buitenlandse Zaken en voor Grote Steden- en Integratiebeleid, doe ik u hierbij de nieuwe circulaire toekomen inzake de legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken betreffende de staat van personen.
De circulaire van 8 mei 1996 met de bijbehorende bijlagen is bij deze ingetrokken, met uitzondering van de Officiële Mededeling van het Ministerie van Buitenlandse Zaken d.d. 7 maart 1996 inzake de aanwijzing van de probleemlanden en het algemeen ambtsbericht van het voormelde ministerie d.d. 1 april 1996 inzake akten uit Pakistan, die in de als bijlage bij deze circulaire bijgevoegde landeninformatielijst zijn verwerkt.
De onderhavige circulaire bevat op een aantal punten wijzigingen. Deze betreffen de vrijstelling van legalisatie voor buitenlandse stukken die worden overgelegd door personen die reeds eerder een gelegaliseerd stuk betreffende hetzelfde rechtsfeit hebben overgelegd, indien het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk als basis heeft gediend voor het opmaken van een akte van de burgerlijke stand in Nederland of voor opname van gegevens over de betrokkene in de gemeentelijke basisadministratie (gba). Indien het later overgelegde stuk over hetzelfde rechtsfeit inhoudelijk overeenstemt met de gegevens in de opgemaakte akte van de burgerlijke stand of met de in de gba opgenomen gegevens, kan van legalisatie worden afgezien.
Verder wordt voor personen die het bestaan van een afstammingsrelatie dienen aan te tonen en niet in staat zijn om dat door middel van documenten te doen en daardoor in bewijsnood verkeren, de mogelijkheid ingevoerd om het bestaan van de afstammingsrelatie aan te tonen door middel van DNA-onderzoek. DNA-onderzoek vindt uitsluitend op basis van vrijwilligheid plaats.
Ik moge u wijzen op het belang van een zorgvuldige toepassing van de onderhavige circulaire teneinde de juistheid van de gegevens in de registers van de burgerlijke stand en in de gba te waarborgen.
A. Aanwijzing probleemlanden
Blijkens de bijgevoegde landeninformatielijst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is een aantal landen aangewezen als probleemland. Dat zijn: India, Pakistan, Ghana, Nigeria en de Dominicaanse Republiek. Stukken afkomstig uit de voormelde landen dienen alleen te worden aanvaard, indien deze gelegaliseerd zijn en inhoudelijk geverifieerd zijn door de daartoe bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Voor de overige landen blijft de hierna omschreven procedure gelden.
1. Hoofdregel
Als hoofdregel geldt dat de herkomst van een buitenlands stuk betreffende de staat van een persoon dient te worden gecontroleerd door middel van legalisatie. Dat geldt, behoudens de hierna te noemen uitzonderingen, ongeacht het land waar het stuk is opgemaakt. Het geldt voorts zowel voor Nederlanders als voor vreemdelingen. Het desbetreffende stuk dient in het land van herkomst te worden gelegaliseerd door de daartoe bevoegde autoriteiten die boven de afgevende instantie staan. In de meeste gevallen zal dat het Ministerie van Buitenlandse Zaken van dat land zijn. Vervolgens dient het stuk te worden gelegaliseerd door de voor dat land bevoegde Nederlandse diplomatieke of consulaire vertegenwoordiging. Benadrukt zij dat het voor de zorgvuldigheid van de te verrichten controles van belang is dat de Nederlandse vertegenwoordiging in het buitenland het stuk als laatste instantie legaliseert.
2.1 Aan het legalisatievereiste hoeft niet te worden voldaan als het gaat om stukken die vallen onder een verdrag dat voorziet in vrijstelling of afschaffing van legalisatie en die afkomstig zijn uit een land dat partij is bij het desbetreffende verdrag. Te dien einde gaan hierbij als bijlagen een tot 10 januari 2000 geactualiseerd overzicht van de legalisatieverdragen, met vermelding van de landen die bij het desbetreffende verdrag zijn aangesloten, een verkort overzicht van de legalisatieverdragen, alsmede een landeninformatielijst .
2.2 Tevens zijn van legalisatie vrijgesteld afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die zijn opgemaakt en afgegeven in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname vóórdat deze landen op 27 december 1949, 1 oktober 1962 resp. 25 november 1975 de onafhankelijkheid verkregen.
vóór de voormelde data aldaar opgemaakte en afgegeven akten kunnen immers worden beschouwd als akten die gelijkgesteld zijn aan de toentertijd in Nederland opgemaakte akten.
Ten aanzien van de in Nieuw-Guinea opgemaakte akten zij verwezen naar de Officiële Mededeling nr. 2/1997 van de Commissie van advies voor de zaken betreffende de burgerlijke staat en de nationaliteit.
Voor de goede orde zij benadrukt dat alle afschriften en uittreksels van akten van de burgerlijke stand die na de voormelde data in Indonesië, Nieuw-Guinea en Suriname zijn afgegeven, in principe aan legalisatie onderworpen zijn. Dat geldt dus ook voor afschriften en uittreksels van akten die vóór de onafhankelijkheid zijn opgemaakt. Zie verder onder 2.3.
2.3 Er is verder aanleiding om uit het buitenland afkomstige stukken die worden overgelegd door personen die in Nederland woonachtig zijn, vrij te stellen van legalisatie, indien de betrokkene met betrekking tot hetzelfde rechtsfeit reeds eerder een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd en het desbetreffende gelegaliseerde stuk de basis heeft gevormd voor het opmaken van een akte van de burgerlijke stand in Nederland of voor de opname van gegevens over de desbetreffende persoon in de gba.
Het later overgelegde niet-gelegaliseerde stuk dient inhoudelijk overeen te stemmen met de op grond van het eerder overgelegde gelegaliseerde stuk in de akte of in de gba opgenomen gegevens. Tevens dient vastgesteld te worden dat het latere stuk overeenstemt met het gelegaliseerde stuk zelf.
De toetsing kan geschieden door vergelijking van het niet-gelegaliseerde stuk met de kopie die van het gelegaliseerde stuk is gemaakt.
Indien er geen toetsing kan plaatsvinden omdat de kopie van het gelegaliseerde stuk, overeenkomstig de daarvoor geldende regelgeving, inmiddels vernietigd is, dient de betrokkene aan te tonen dat hij reeds een gelegaliseerd stuk heeft overgelegd waarvan de inhoud overeenstemt met die van het niet-gelegaliseerde stuk. Wanneer hij daartoe niet in staat is, dient legalisatie plaats te vinden.
Het maakt hierbij niet uit of de desbetreffende persoon de Nederlandse nationaliteit bezit of een andere nationaliteit.
Indien de gegevens van de later overgelegde stukken niet overeenstemmen met de gegevens die op grond van de eerder overgelegde stukken zijn opgenomen, dient tevens legalisatie plaats te vinden.
In dat geval zal zonodig ook om verificatie van de inhoud van het later overgelegde stuk worden verzocht.
2.4 Voorts is er aanleiding om een vreemdeling behorende tot een van de hierna onder a, b, c of d genoemde categorieën vrij te stellen van het legalisatievereiste, indien de betrokkene bezwaar maakt tegen legalisatie.
De reden hiervoor is dat het in deze gevallen onverantwoord is de betrokkene te verplichten contact op te nemen met de autoriteiten van het land van herkomst. Indien er twijfel bestaat omtrent de vraag of de betrokkene behoort tot een van de hierna genoemde categorieën, dient er contact opgenomen te worden met de desbetreffende vreemdelingen- dienst.
A-status
a) de betrokkene is als vluchteling toegelaten tot Nederland op grond van artikel 15 van de Vreemdelingenwet, hetgeen blijkt uit zijn verblijfsdocument (verblijfsdocument B).
De betrokkene beschikt in dit geval over een A-status.
Hierbij zij aangetekend dat in het geval van naturalisatie van de betrokken vluchteling tot Nederlander er niet van uit gegaan mag worden dat de betrokkene door het enkele feit van de naturalisatie niets meer te vrezen heeft van de autoriteiten van het land waar hij oorspronkelijk vandaan komt. Per geval zal moeten worden bezien of er nog gronden voor bezwaar tegen legalisatie van stukken aanwezig zijn.
b) de betrokkene is in het bezit van een geldige vergunning tot verblijf, die is afgegeven op grond van artikel 9 van de Vreemdelingenwet en is op grond van artikel 28, lid 7, van het Voorschrift Vreemdelingen vrijgesteld van het paspoortvereiste. Een en ander blijkt niet uit het verblijfsdocument D, maar staat aangetekend in de begeleidende brief bij de beschikking op grond waarvan de betrokkene toelating is verleend. Indien de betrokkene stelt van het paspoortvereiste te zijn vrijgesteld, kan hem verzocht worden de begeleidende brief over te leggen, dan wel kan de vrijstelling van het paspoortvereiste worden geverifieerd bij de vreemdelingendienst.
Voorwaardelijke vergunning tot verblijf
c) de betrokkene is in het bezit van een voorwaardelijke vergunning tot verblijf, afgegeven op grond van artikel 9a van de Vreemdelingenwet (verblijfsdocument F).
In procedure
d) de betrokkene heeft een verzoek gedaan te worden toegelaten om redenen van asiel, hetgeen blijkt uit het ‘identiteitsbewijs asielzoeker’ (document W) en op dit verzoek is nog niet tot in hoogste instantie beslist, terwijl vaststaat dat de betrokkene de beslissing op zijn verzoek in Nederland mag afwachten. Of er nog een vreemdelingen- procedure loopt, blijkt uit het VAS dan wel uit de gba.
Omstandigheden waarin het bezwaar van de vreemdeling niet gehonoreerd hoeft te worden
Indien een of meer van de volgende omstandigheden zich voordoen, hoeft het bezwaar van de vreemdeling niet gehonoreerd te worden:
de betrokkene beschikt over een document (bijvoorbeeld een identiteitsbewijs) dat na de datum van het te legaliseren document aan hem in persoon is afgegeven door de autoriteiten van het land van herkomst, in een periode dat de betrokkene zich reeds in de onder a, b, c, of d genoemde situatie bevond;
het document waarvan legalisatie wordt verlangd, is afgegeven door andere autoriteiten dan de autoriteiten van het land van herkomst;
(bijvoorbeeld een huwelijksakte die in een ander land is opgemaakt)
met betrekking tot de betrokkene heeft zich een rechtsfeit voorgedaan waarbij de autoriteiten van het land van herkomst betrokken waren, terwijl de betrokkene zich al in een van de onder a, b, c, of d genoemde situatie bevond (bijvoorbeeld de voltrekking van een huwelijk in het land van herkomst); of
de betrokkene reist vrijwillig naar het land van herkomst, terwijl hij zich nog bevindt in een van de onder a, b, c, of d genoemde situatie (bijvoorbeeld voor vakantie).
3. In beginsel geen tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken verleent in beginsel geen tussenkomst bij legalisatie-aanvragen ten behoeve van vreemdelingen. In sommige landen is zelfs bezwaar gemaakt tegen een zodanige tussenkomst.
In verband daarmee dient de eis van legalisatie rechtstreeks aan de betrokken vreemdeling te worden opgelegd. Deze dient zich persoonlijk, schriftelijk, of via familie of kennissen tot de autoriteiten van het land van herkomst alsmede tot de Nederlandse vertegenwoordiging te wenden.
Ten aanzien van Nederlanders geldt dat de tussenkomst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken slechts bij uitzondering dient te worden ingeroepen. Deze tussenkomst kan noodzakelijk zijn wanneer rechtstreekse contacten met de autoriteiten van het land van herkomst niet kunnen worden gelegd.
Ter vergemakkelijking van het doorvoeren van de richtlijn gaat hierbij een door het Ministerie van Buitenlandse Zaken opgestelde landeninformatielijst die een beschrijving bevat van de te volgen procedure.
Voor inlichtingen over procedures die niet in de voormelde lijst beschreven staan, kan men zich wenden tot het aan het slot van deze circulaire genoemde centrale informatiepunt.
Het is denkbaar dat de betrokkene omstandigheden aanvoert op grond waarvan hij in de onmogelijkheid verkeert de hiervoor geschetste legalisatieprocedure te volgen. In dat geval dient in overleg met het informatiepunt te worden bezien of onder de gegeven omstandigheden een andere legalisatieprocedure acceptabel is.
Overigens zij er uitdrukkelijk op gewezen dat het niet de bedoeling is dat ambtenaren van de burgerlijke stand of ambtenaren van de gemeentelijke basisadministratie zelfstandig overgaan tot het doen van verzoeken om legalisatie aan de autoriteiten van het land van herkomst van de betrokkene.
4. Controle van de legalisaties
Op verschillende plaatsen in Nederland wordt nog steeds melding gedaan van vervalsingen van legalisaties van Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland. In verband daarmee is het raadzaam ook de legalisaties zelf nauwlettend te controleren.
Bij twijfel dient het Ministerie van Buitenlandse Zaken te worden verzocht een onderzoek in te stellen.
Indien de huwelijksaangifte of de aangifte van de registratie van een partnerschap in een andere gemeente plaatsvindt dan de huwelijksvoltrekking of de registratie van het partnerschap, dienen de overlegging en de controle van de voor de huwelijksvoltrekking of registratie van het partnerschap benodigde bescheiden plaats te vinden in de gemeente waar aangifte wordt gedaan. Overigens doet dat geenszins af aan de eigen verantwoordelijkheid van de ambtenaar van de burgerlijke stand die het huwelijk voltrekt, dan wel de akte van registratie van een partnerschap opmaakt.
5. Waarde van de legalisaties
Een legalisatie kan alleen duidelijkheid verschaffen over de herkomst van een stuk. De procedure strekt er toe om door vergelijking van de op het stuk geplaatste handtekening(en) met een daartoe gedeponeerd specimen, een bevestiging te verkrijgen ten aanzien van de instantie die het stuk heeft afgegeven, dan wel gelegaliseerd en de bevoegdheid van degene die het stuk namens de desbetreffende instantie heeft ondertekend.
Hieruit blijkt dat legalisatie generlei garantie oplevert ten aanzien van de juistheid van de inhoud van een stuk.
1. Procedure
Indien er twijfel bestaat over de inhoud van een stuk, kan het Ministerie van Buitenlandse Zaken worden verzocht te bewerkstelligen dat de autoriteiten van het land van herkomst het stuk verifiëren.
2. Uitzondering
In het geval dat de betrokkene bezwaar maakt tegen verificatie in het land van herkomst, kan daarvan worden afgezien indien hij behoort dan wel behoord heeft tot een van de hiervoor onder B, punt 2.4. genoemde categorieën vreemdelingen.
D. Hoe te handelen als legalisatie en / of verificatie onvoldoende zekerheid verschaffen?
Het is mogelijk dat legalisatie en verificatie van een stuk onvoldoende zekerheid verschaffen omtrent de herkomst en/of de inhoud ervan.
In dat geval zijn de betrokken instanties niet zonder meer gehouden de inhoud van een overgelegd stuk als juist te accepteren.
Indien de ambtenaar van de burgerlijke stand de stukken ongenoegzaam acht, dient hij te weigeren een akte op te maken. In dat geval kan de betrokkene zich op grond van artikel 27 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek tot de rechter wenden.
Tegen een weigering om een gegeven te registreren in de gemeentelijke basisadministratie kan de betrokkene op grond van artikel 86 van de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens in beroep gaan bij de rechtbank. In alle gevallen van weigering of een voornemen daartoe dient de betrokkene te worden gewezen op de bestaande bezwaar- c.q. beroepsmogelijkheden.
In het geval dat ten aanzien van een stuk het vermoeden bestaat, dan wel is komen vast te staan (door legalisatie en verificatie) dat het een vals of vervalst stuk betreft, dient het Openbaar Ministerie hiervan onmiddellijk op de hoogte te worden gesteld. Verwezen zij in dit verband naar de brief van de Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken d.d. 15 december 1995, kenmerk GBA95/U178.
E. Hoe te handelen als de betrokkene met betrekking tot een afstammingsrelatie geen stukken kan overleggen en er geen gegevens over die relatie zijn opgenomen in een Nederlandse overheidsadministratie?
De situatie kan zich voordoen dat een persoon een beroep doet op het bestaan van een biologische afstammingsrelatie, maar niet in staat is om deze relatie door middel van documenten aan te tonen. Hieraan valt vooral te denken bij verzoeken tot gezinshereniging en bij verzoeken tot vaststelling van de nationaliteit.
Een dergelijke situatie, waarin er voor de betrokkene sprake is van bewijsnood, zal zich met name voordoen in het geval dat de registers van de burgerlijke stand in het land waar de documenten vandaan moeten komen niet bestaan dan wel onvolledig zijn, alsmede wanneer er in het land in kwestie geen stukken kunnen worden verkregen vanwege de op dat moment bestaande politieke situatie. In zo’n geval zal de autoriteit bij wie het verzoek is gedaan, desgewenst na consultatie van het Ministerie van Buiten- landse Zaken, constateren dat de betrokkene in bewijsnood verkeert.
Voor alle duidelijkheid wordt benadrukt dat DNA-onderzoek uitsluitend kan plaatsvinden indien genoegzaam gebleken is dat het niet mogelijk is om het bestaan van de gestelde biologische afstammingsrelatie door middel van documenten aan te tonen.
Alleen in dat geval dient de betrokkene gewezen te worden op de mogelijkheid om DNA-onderzoek te laten verrichten. De resultaten van dat onderzoek kunnen dan in plaats van documenten worden overgelegd en worden als bewijs aanvaard indien het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie met voldoende zekerheid is vastgesteld.
Voor de gba geldt dat DNA-onderzoek op zichzelf nimmer als brondocument kan dienen voor het opnemen van gegevens omtrent de juridische afstammingsrelatie van een persoon, die immers als enige afstammingsrelatie in de gba van belang is.
Bij het ontbreken van over te leggen documenten zal door de betrokkene een verklaring onder ede of belofte moeten worden afgelegd. Daarbij kunnen in voorkomende gevallen, ter ondersteuning van de afgelegde verklaring, de resultaten van een DNA-onderzoek als bijlage worden gevoegd.
Er zij hier met nadruk op gewezen dat de medewerking aan DNA-onderzoek uitsluitend op vrijwillige basis kan plaatsvinden. Hiervan dient te blijken uit een door de betrokkene ondertekende verklaring.
Het DNA-onderzoek dient verricht te worden door een van de volgende in Nederland gevestigde laboratoria: het Nederlands Forensisch Instituut (NFI, voorheen het Gerechtelijk Laboratorium) te Rijswijk, het Centraal Labora- torium van de Bloedtransfusiedienst (CLB) te Amsterdam of het forensisch laboratorium van de Vakgroep Genetica, Sectie Anthropogenetica van het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) te Leiden.
De voormelde laboratoria zijn op grond van hun expertise internationaal erkend. Zij bepalen op welke wijze en onder welke voorwaarden de afname van DNA-materiaal geschiedt. Tevens wordt bij afname van DNA-materiaal in het buitenland door de laboratoria bepaald aan welke voorwaarden de verzending van het materiaal dient te voldoen.
De hierbij te volgen procedure luidt als volgt:
In Nederland verblijvende personen dienen zich voor DNA-onderzoek te wenden tot een van de voornoemde laboratoria. In het buitenland verblijvende personen dienen zich te wenden tot de bevoegde Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging. De laatstgenoemde zal ervoor zorgdragen dat het te onderzoeken DNA-materiaal wordt afgenomen door een daartoe gekwalificeerd persoon. Bij de afname zal de identiteit van de betrokkene worden vastgelegd. Het DNA-specimen zal vervolgens door tussenkomst van de desbetreffende diplomatieke vertegenwoordiging worden toegezonden aan het laboratorium dat het onderzoek zal uitvoeren.
De kosten die verbonden zijn aan het uitvoeren van DNA-onderzoek, dienen in principe door de betrokkene gedragen te worden. Indien de uitslag van het onderzoek het bestaan van de gestelde afstammingsrelatie bevestigt, kunnen de kosten onder bepaalde voorwaarden vergoed worden door de Staat.
Indien de betrokkene niet akkoord gaat met de uitslag van een DNA-onderzoek, kan hij deze betwisten op grond van de voorzieningen van bezwaar en/of beroep die gelden voor de procedure in het kader waarvan de resultaten van het DNA-onderzoek worden ingebracht.
F. Inlichtingen
Voor inlichtingen over de procedure met betrekking tot DNA-onderzoek kunt u zich wenden tot de Immigratie- en Naturalisatiedienst van het Ministerie van Justitie, afdeling communicatie, Postbus 30125, 2500 GC Den Haag, telefoon: 070-3703124.
Voor overige inlichtingen inzake de uitvoering van de in deze circulaire vervatte voorschriften kunt u zich wenden tot de Directie Personenverkeer, Migratie en Consulaire Zaken, afdeling Consulair-Juridische Zaken (DCP/CJ), van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB Den Haag, telefoon: 070-3484787/3485901, fax 070-3486675.
Verzoeken om verificatie dienen te worden geadresseerd aan de voormelde afdeling Consulaire Zaken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
De
Staatssecretaris